2021/07/02

第8回|リーダー必見!会議を成功に導くファシリテーションの極意【週刊・コミュニケーション仕事術】

ピックアップ > コミュトレラジオ 広谷ろうき

前回は、もっと会議をうまくなりたい方に対して、「会議の論点を整理しましょう」とお話いたしました。

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今回は会議をよりスムーズに進行させたい方におすすめのワンポイントコミュニケーション術をご紹介していきます。

 

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はたらく社会人に、今日から早速使えるワンポイントアドバイスをお伝えします!

 

第8回のテーマは、会議を成功に導くファシリテーションの極意です。

 

▼動画はこちらからどうぞ!(音量にご注意ください)

 

動画で詳しく解説しておりますが、より理解を深めていただけるように本記事でも配信いたします。

 

ぜひお楽しみください!

 

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簡潔に話しましょう!

 

上の立場に上がってきますと、成果に紐づく意見が出て、意思決定がスムーズに進む、密度の濃い会議が求められますよね。

 

そんな皆さんに意識いただきたいことがあります。

 

「簡潔に話す」ということです。

 

具体的には「ポイント提示法」があげられます。

 

ポイントは2点です。1つ目は~で、2つ目は~。

 

という内容です。

 

なぜ簡潔に話すことが重要なのか?

長い話は聴き手から飽きやすくなります。

 

例えば、小学生の頃の、全校集会での校長先生の話を思い出してみてください。

 

好きだった方は少ないのではないでしょうか。

 

また、人は基本「自分のことをたくさん話したい生き物」でもあります。

 

自分の置かれている状況に安心していると、つい自分のことをたくさん話してしまう性質をもっています。

 

皆さんがかつて若手社員だったころの会議を思い出してみてください。

自分よりも上の立場の人が多く、緊張して発言しにくい経験をした方は多いのではないでしょうか。

 

しかし、どんどん立場が上がってくると、自分よりも立場が下な人が増えます。

 

自分よりも立場が下な人が多いことに安心してしまい、饒舌になってしまうんです。

 

そうなりがちな皆さん、一旦立ち止まって考えてみてください。

 

会議において重要なことは、皆さん自身がたくさん話すことではなく「出席者に意見を話してもらうこと」

 

簡潔に話すことに徹して「周りを巻き込むためにはどうすればよいのか?」を考えて行動することが重要です。

 

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会議の出席者を巻き込むためのコツ

それでは、会議で出席者を巻き込むためにはどうすれば良いのでしょうか。

 

コツとして3つお伝えします。

 

・話の余白をつくる・事前に会議の内容とゴールを共有する・出席者の意見を肯定する

 

話の余白をつくる

 

60分の会議があったとします。

 

ファシリテーターが30分話してしまうと、他の人は30分しか意見を出せません。

 

ここで、ファシリテーターが話す分を「15分」に縮めると、「45分」余白ができるわけですよね。

 

要は、自分が話す量を抑え、他の人がたくさん意見を出せる「余白」をつくりましょう、ということです。

 

事前に会議の内容とゴールを共有する

 

会議が開かれる前に「会議の内容とゴール」を共有し、会議の事前準備を促しましょう。

 

基本的には「前日までに」共有できるとベストです。

 

これをすることで、出席者は会議の事前準備を行え、意見を発言しやすくなります。

 

出席者の意見を肯定する

 

出席者の意見を「その意見いいね」と肯定しましょう。

 

少し的が外れた意見でも構いません。意見を伝えてくれたことに対して肯定してください。

 

そうすることで、出席者は「もう少し意見言おうかな」という気持ちになり、会議が活性化しやすくなります。

 

そこから「どうしてそう思ったの?」という質問で意見を深ぼっていけると理想です。

 

出席者が積極的に参加する会議になりますから、自分がたくさん話してしまう会議よりも、1歩上手な会議ができるわけです。

 

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まとめ

 

今回は、もっと会議をうまくファシリテートしたい方に向けた解決策をご紹介しました。

 

最後に、改めておさらいしましょう。

 

●会議では、簡潔に話すことに徹し、周りを巻き込むことを考えましょう●周りを巻き込む上では「話の余白をつくる」「事前に会議の内容とゴールを共有する」「出席者の意見を肯定する」を意識しましょう

 

ぜひ使ってみてくださいね!

 

次回予告

次回のテーマは「日頃の挨拶にもう一工夫!周りとの関係性を良くしていくリレーションシップ」です!お見逃しなく♪

 

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