2020/11/26

効率が良い「業務連絡」の方法

コミュニケーション > 説明力・説得力 高木宏

こんにちは。

 

私は、仕事をしていると、時折ぜんぶの仕事を自分1人でできれば、どんなに楽で、どんなに効率的だろうかと思うことがありますが、皆さんはいかがでしょうか。

 

ただ、会社という組織で働く以上は、決して1人ではありません。上司と部下、先輩と後輩、同期と一緒に、あるいはお客様と一緒に、というように必ずと言っていいほど、誰かと一緒に協力をしながら仕事を進めなければなりません。

 

そこで欠かせないコミュニケーションが「業務連絡」です。

業務連絡は、社会人として出来て当たり前だと思われているので、ちょっと話が長くなってしまったり、言い直したりすると、相手から嫌な顔をされてしまいます。

 

そのため、今回は効率的な「業務連絡」についてご紹介していきます!

効率の良い連携をとるためには、スピードと正確性が必要ですので、前半では『要約』後半では『アウトライン化・補足』について、見ていきましょう。

 

・『要約』⇒スピードup!・『アウトライン化・補足』⇒正確性up!

 

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■効率が良い業務連絡①:要約

要約とは?

 

仕事をしていると、「要約すると、どういうこと?」「ちゃんと要約した方が良いよ!」「要約力は大事だよ!」と様々な場面で要約という言葉を耳にします。

 

そこで、まずは要約とは何かということを確認しておきましょう!

 

要約とは、文章や説明を聞いていない人に対して、その内容を簡単に説明するためのものです。主題を押さえておき、短く事実を提示することで、最も大事なことを聴き手に伝えます。

自分が話しやすい部分を抜き取るのは要約ではありません。相手に対して、最も伝えなければならないことを分りやすく表現することが求められます。

 

要約の方法

 

要約は、5W1Hを意識して行うと、端的にまとめることができます。

 

5W1Hを意識するという部分を詳しくいうと、以下の3つのステップに分けて考えることができます。

 

ステップ1:『いつ』『どこで』という状況を限定するステップ2:『誰が』『何を』『どうした』という話の骨格を伝えるステップ3:『なぜ』『どうやって』という話の具体化を行う

 

要約では、特にステップ1とステップ2が重要となります。

なお、ステップ3は本記事後半の『補足』に該当します。

 

 

(例)A.伝言を連絡する場合「本日の15時に、A社の〇〇課長から、会議の日時を変更して欲しいとの連絡がありました」B.予定を連絡する場合「来週の水曜日の12時から、チームメンバーでランチミーティングを開きます」C.トラブルを連絡する場合「30分ほど前から、私が使っているPCがうまく動かなくなってしまっています」

 

 

このように要約をして連絡すれば、短い時間で相手にとって必要な情報を伝えることができます。「いつ・どこで」、「誰が何をどうした」という2つのステップさえ押さえておけばいいので、ぜひ皆さんも使ってみてください!

 

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■効率が良い業務連絡②:アウトライン化・補足

アウトライン化する

 

連絡事項が1つの場合はシンプルで良いのですが、連絡事項が複数あるような場合に複雑となり、正確性が落ちてしまう傾向がありますよね。

 

そこで有効なのが『アウトライン化』です!

アウトライン化とは『話の流れを予告すること』です。この予告が入るだけで、相手は聴く準備ができますので、一気に理解しやすくなります。

 

アウトライン化は、2つのポイントがあります。

1点目は『数を伝えること』です。

「連絡事項は2点あります」や「ポイントは3点です」など、数を伝えておくだけで、上司は先を見通すことが可能です。

 

2点目は『タイトルを伝えること』です。

「連絡事項は2点あります。1点目は伝言について、2点目は備品の発注についてです」というように、何の話なのかというタイトルを一言で伝えておくようにします。

 

このアウトライン化というのは、簡単に言うと整理ですので、このような伝え方をするだけで、相手が連絡内容を理解しやすくなります。

 

 

補足情報を伝える

 

最後に、業務連絡の正確性をより高める方法として、『補足情報を伝える』という方法を見ておきましょう。

 

業務連絡では、基本的には端的に相手にとって欠かせない情報から順番に伝えていきますが、そのときの相手の理解度によっては、補足した方が良い場合もあります。

 

具体的な方法は、先程お伝えしたステップ3の『なぜ』や『どうやって』にあたる情報、言い換えると、具体的な情報を伝えるようにします。

 

これらの補足情報は、相手の思考を助ける手助けになります。自分が言いたいから付け加えるのではなく、相手が必要と感じるものを付け加えるようにしていきましょう。

 

A.伝言の連絡する場合「本日の15 時に、A社の〇〇課長から、会議の日時を変更して欲しいとの連絡がありました。理由としては、他の業務でどうしても外せない要件が入ってしまったそうです(Why)」B.予定を連絡する場合「来週の水曜日の12時から、チームメンバーでランチミーティングを開きます。11時50分にはオフィスにいてください(How)」C.トラブルを連絡する場合「30分ほど前から、私が使っているPCがうまく動かなくなってしまっています。原因としては、可能性の範囲ではありますが、ウイルスに感染してしまったかもしれません(Why)」

 

ただし、あくまで補足ですので、毎回の業務連絡で必ず入れなければいけないわけではなく、相手が必要としている場合のみ補足して伝えるということを押さえておきましょう。

 

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■まとめ:業務連絡は「素早く」かつ「正確に」行いましょう!

 

 

業務連絡は、当たり前のように毎日行っているので、あまり見直す機会がないものですが、改めて具体的な方法を見直すと、質を向上させる余地が見つかったのではないでしょうか。

 

頻繁に発生するコミュニケーションだからこそ、その質を高めることができれば、仕事の生産性向上にもつながります!

 

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