2020/12/03

経過報告(中間報告)はタイミングが大事!

コミュニケーション > 考え方・マインド 横田夢

こんにちは。

皆さんは、積極的に経過報告をするように心がけていますか?

私自身、入社1年目の時に、経過報告を怠った事が原因で、取り返しのつかない大きなミスをしてしまいました。
その時に上司から、「途中で報告や相談をしてくれないと、こちらも状況が分からず、判断ができないじゃないか」ときつく怒られてしまいました。

そこから、私はどんな些細な事でも、積極的に経過報告をするようにしています。

そこで、今回は「経過報告」の重要性そのタイミングについてご紹介します!

 

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■経過報告の重要性

 

経過報告とは?

経過報告とは、仕事の進捗状況や今後の見通しを途中で報告するというものです。

(例)「データ入力の進捗報告です。現状、進捗が遅れています。具体的には、Aの工程は完了していて、現在Bの工程に取り組んでいるのすが、これが50%程度完了している状況です。まだ、未完了の部分がC,D,Eの工程です。このように遅れていますので、今後は作業の優先度を高めて来週の水曜日までに間に合わせるようにしていこうと思っています。」「プロジェクトの現状の報告をします。現状、プロジェクトは順調に進んでいます。プロジェクトメンバーが7人いるのですが、7人とも前向きに取り組んでおり、大きな問題もなく順調に進んでおります。このペースでいけば、来月の納期には間に合うと思っています。」

このように、仕事の進捗状況今後の見通し途中で報告する事を経過報告と言います。

また、経過報告では、状況が悪い場合も、良い場合も行う事が重要です。

 

なんで経過報告が大事なのか?

経過報告は、上司にとっても部下にとっても大事なものになります。

 

理由①:上司が心理的に安心する。

部下の仕事の責任は上司にあります。

従って、上司は「任せた仕事が今どのような状態か」が気になっています。

(例)上司「〇〇さん、あの頼んでたやつって今どうなっている?」部下「それは~という状況です」上司「おお、そうかそうか、引き続き頼むね」(数日後)上司「〇〇さん、あれその後はどうかな?」部下「あのあと~して、~という状況です」上司「おお、それなら良かった」

このようなやりとりは、部下からすれば、言われなくてもやっていますよと思うかもしれませんが、上司からすれば、自分に責任があるので、つい気になってしまうものなのです。

そのため、途中で一時的に報告をするだけで、上司は現状を把握でき、見通しが立てることができます。

そうすると、上司にとって予想外の展開になりにくく、上司は心理的に安心する事ができます

 

理由②:軌道修正が可能になる。
指示を受けたときには上司の意図をしっかりと把握できていたとしても、3日後には、その意図からずれが生じることや、より上流で仕事の方針が変わることもあります。

そのため、上司の意図とずれていないかを確認することは、仕事を頼まれた部下の任務です!

経過を伝えるということは、上司と部下の認識を合わせることにつながります。そこで認識がずれていれば、上司はすかさず修正のアドバイスをするでしょう。

このように、修正のアドバイスをもらうと、せっかく進めた仕事を一部やり直さなければならないかもしれません。

ただし、そのやり直し作業の負担は、終わったあとに全部やり直すという場合よりも大幅に軽いものとなることを理解しておきましょう!

このように、経過報告は上司にとっても部下にとっても、メリットがあります

 

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■経過報告のタイミング

経過報告のタイミングは大きく3つです。

通常、完了までに3日以上かかる仕事が与えられた場合は、経過報告をする事が必要になります。
以下のタイミングで、報告するようにしましょう。

 

①行き詰まったタイミング
仕事に行き詰ったときに、報告に加えて相談をすることで、上司からアドバイスをもらい、安心して、仕事を進める事が出来ます

また、上司も仕事の状況を把握できるため、安心して仕事を任せる事が出来ます。

(例)部下「課長、プロジェクトの経過報告と相談があるのですが、お時間よろしいでしょうか?」上司「いいよ」部下「現在、Aの工程は完了したのですが、残りのB工程C工程D工程が終わっていません。というのも、B工程がかなり複雑で、中々進まない状況です。どうしたらいいでしょうか?」上司「なるほど。B工程のどこにつまずいているのかね?」

 

②当初の計画と変更した場合
部下の判断で計画を変更した場合は擦り合わせをしておいたほうが良いタイミングです。

「どうしてそう判断したのか?」という理由を上司とすり合わせておくことで、後々のやり直しを防ぐことに繋がります

(例)部下「課長、当初の計画を変更しようと思っているのですが、変更内容の報告よろしいでしょうか?」上司「いいよ」部下「当初の計画では、A工程→B工程→C工程→D工程の順番で計画をしていたのですが、A工程→C工程→D工程→B工程に計画を変更しようと思います。上司「どうして、そのような判断をしたんだ?」部下「B工程には、より多くの人手が必要になります。なので、日程をずらして、他のチームから応援を呼んだほうが、効率的に工程を完了させる事が出来ると思ったからです。隣のチームが今週末にプロジェクトが完了するので、応援を依頼しようと思います。そして、それまでにC工程、D工程を我々で終わらせようと思っているからです。」

 

③具体的な作成物の作りこみに入る前
作成物を一度作りこんでしまった後に、計画の変更が入ると仕事のやり直しにかかるコストが大きくなります。

その前に報告をし、やり直しのコストはできる限り最小限に抑えるができます

(例)部下「課長、新商品開発の件で報告があるのですが、お時間よろしいでしょうか?」上司「いいよ」部下「新商品開発は、今後このように動いていこうと計画を立てました。早速、明日から本格的に開発に着手しようと思うのですが、この計画で進めてよろしいでしょうか?」

 

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■まとめ:経過報告で上司とのコミュニケーション量を増やしましょう。

さて、今回は「上司を心理的に安心させる」「軌道修正を可能にする」ために経過報告が重要であることをお伝えさせて頂きました!

以下の3つのタイミングでは、ぜひ皆さんも実行してみてくださいね。

  • 行き詰まったタイミング
  • 当初の計画と変更した場合
  • 具体的な作成物の作りこみに入る前

具体的なタイミングさえ押さえておけば、後はやるだけです!

ぜひとも、上司とのコミュニケーション量を増やして、信頼関係を構築していって下さい

 

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