2021/02/02

「指示待ち」とは言わせない!上司の意図をつかむ3つのコツ

コミュニケーション > 職場の人間関係 朝見まや

「上司からの指示の意図を読むのが難しい」

キャリアを積んでいく過程で、多くの社会人がぶつかる壁ではないでしょうか。

入社したての頃は丁寧に事細かに説明してもらえていても、年次が上がるにつれてざっくりとした指示が増え、「上司が何を求めているのか、わからない…!」と頭を抱える人も多いかも。

日頃コミュニケーションをとる頻度が高い相手だからこそ、うまくいかないとストレスになっちゃいますよね。

自分は頑張りたいと思っているのに、どう動いたら良いのかわからず、戸惑っている内に「指示待ちになるな」と怒られる…
そんな歯がゆい思いをしたことはありませんか?

そこで、本記事では、上司の話の意図を汲むためにおさえておきたい3つのポイントをお伝えしていきます。

これさえおさえておけば「そうそう、それが言いたかった!助かるよ」と上司から言われちゃうような、一段階上のコミュニケーションがとれるようになること、間違いなしです!

 

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なぜ上司の意図を読むのは難しいのか?

「上司が何を求めているのかがわからない」
「良かれと思った行動が裏目に出てしまう」
「自分なりに一生懸命に話を聞いていたのに、後からやり直しを命じられる」

世の中の「部下」の立場にある多くの社会人が悩んだことがあるであろう、この「上司とのコミュニケーション」。

日常的に発生するものだからこそ、つい周りと比べて「同期や後輩はうまくやっているのに、なんで自分はできないんだろう」「センスがないのだろうか、地頭が良くないのだろうか…」と悶々と悩んでしまうかもしれません。

しかし、上司-部下間のコミュニケーションが難しいことには、明らかな理由があるんです。

その理由は、ズバリ、部下と上司は立場が違うから

何を当たり前のことを言っているんだ…と感じるかもしれませんが、立場が違うということは、物事を見る視点が異なるということでもあります。

例えば、部下が目の前にある業務だけについて考えているときに、上司は事業やプロジェクト全体、部署やチーム全体を見渡して考えています。

だからこそ「この業務は、こうした方が効率が上がると思うんです!」と部下が嬉々として提案したのに、「この業務の効率は上がるけど、そうするとプロジェクトとして達成したい目的に届かないよね」と一瞬であしらわれてしまう…なんてことが起きるんです。

上司の意図が読みづらいのは、そもそもお互いが見ているものが異なることが原因だったんですね。

 

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上司の意図を読むポイント3選:上司の視点に近づくには?

ここまで、上司と部下では物事を見る視点が異なるからこそ、指示の意図を汲むのが難しい、ということをお伝えしてきました。

ということは、上司と同じ方向を向くことで、視点を近づける意識をもつようにすれば、上司が部下に対して何を求めているのか、つまり指示の意図が把握しやすくなるといえます。

 

上司は、組織全体として成果を出すための手段として、部下に指示を出しています。

部下の仕事とは、上司が「これを達成したい!」と考える目的や完成イメージに近づいていくためのお手伝いといえます。

全てを説明されないとそのお手伝いができない…という状況では「指示待ち」と言われてしまいますが、自分から「上司はこの完成像を実現するために、こう言っているんだな」と考えられれば、もう「指示待ち」なんて言われることはなくなるはず!

「それができたら苦労しないよ…」なんて声も聞こえてきそうですが、上司の視点に近づこうとしたときに、おさえるべきポイントというのが、実は存在するんです。

ここからは、そのポイントを3つ確認していきましょう!

 

ポイント①:「上司は最終的に何をしたいのか」を考える

1つ目のポイントは「上司は最終的に何をしたいのか」を考えてみることです。

これから自分が行う業務が一体どのような目的に繋がるのかがわかれば、自分のすべきことがより具体的に見えてきますね!

<例>
上司:「資料のこの箇所に誤字脱字があったから、修正しておいて」
部下:(誤字脱字の修正か…。そういえば、今回は社外の人にも見せる資料って言っていたな)「かしこまりました。社外の方にもお見せするので、念のため、ご指摘の箇所以外も資料を一通り見直しておいた方が良いでしょうか」
上司:「あ、助かる。内容の整合性自体は確認してるんだけど、細かい誤字脱字は見落としてるかもしれないから、確かめておいてもらえるかな」
部下:「承知いたしました!」

今回の例では、上司がこの資料をどのように使うのかを考えたことで、「社外の人にも見せる資料であれば、正確な資料にすべきだろう」と推測することができました。

このように、上司が何を目指して指示をしているのかを意識的に考えることができれば、上司からしても「いちいち全て説明しなくても期待通りの成果を出してくれる存在」として見なされちゃうこと、間違いなしです!

 

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ポイント②:「自分はどのような役割を担っているのか」を考える

2つ目は「自分はどのような役割を担っているのか」を考えることです。

上司の指示で遂行すべき範囲を確認することで、どの程度までやれると良いのか、また何をやらなくて良いのかを明確にすることができます。

これは、無駄な作業を減らすことにも繋がりますね。

例えば、先ほどの「資料の誤字脱字を修正する」という業務指示を受けたシチュエーションを考えてみましょう。

内容の整合性、例えば正確な情報が載っているか、データが間違っていないかなどは、既に上司が確認してくれているようです。

このとき、部下である自分の役割は「社外の人にも見せるため、“見やすくて正確な資料”に整えること」と考えられます。

すると、指摘された箇所の誤字脱字の修正の他にも、以下のような作業が求められる可能性があります。

<例>
・指摘された箇所以外の誤字脱字チェック
・図表やデータが視覚的にわかりやすいか
・読みやすい文章になっているか(表現がわかりやすいか)

任された業務だけについて考えるのではなく、「その業務を任されるということは、自分はどのような役割を担っているのだろうか」という意識をもってみましょう!

 

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ポイント③:「最終的に誰をどのように喜ばせたいのか」を考える

3つ目は「最終的に誰をどのように喜ばせたいのかを鮮明に描けるまでイメージすることです。

例えば、これまでに見てきた、社外の人に見せる資料の修正についてまた考えてみましょう。

実際に、上司がお客様と商談をしながら資料を見せている様子をイメージしてみると、以下のような点に気が付くのではないでしょうか。

<例>
「この資料を見るお客様は、うちの商品をあまり知らないから、写真をたくさん載せた方がイメージしやすいだろうな」
「文章で書いても商談中は読めないから、この部分は図表で視覚的に表現した方が良さそうだ」
「誤字があると、いい加減な会社だという印象を与えてしまうから、気を付けて見直さないと」

このような角度から考えてみると、今まで以上に「上司が何を狙ってこの業務を依頼してきたのか」が考えやすくなるのではないでしょうか?

 

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まとめ:上司の意図を読み、スムーズなコミュニケーションを目指そう!

いかがでしょうか。

今回は「上司の指示の意図が読めない」という皆さんに向けて、その意図を把握するためのポイントを3つお伝えしてきました。

もう一度、確認しておきましょう。

ポイント①:「上司は最終的に何をしたいのか」を考える
ポイント②:「自分はどのような役割を担っているのか」を考える
ポイント③:「最終的に誰をどのように喜ばせたいのか」を考える

これらのポイントに沿って考える習慣をつけていくことで、ただ受け身で指示を受けるのではなく、上司の言葉の奥にある意図に一歩近づくことができます。

上司は、仕事をする上で一番身近な存在。

だからこそ、日々のコミュニケーションで信頼を築いていければ、それだけでも自信に繋がっていきますね♪

上記のポイントをおさえて、自分の視点を上司のそれと近づけていきながら、よりスムーズにコミュニケーションをとっていきましょう!

 

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