2020/12/22

上司とのコミュニケーションに悩んだら見直したい「上司の4大ニーズ」

コミュニケーション > 職場の人間関係 朝見まや

「上司とのコミュニケーションがうまくいかない…」

 

多くの若手社員が抱えている悩みかもしれません。

自分なりに頑張っているのになぜかうまくいかない、同期や後輩はどんどん仕事を任せられているのに自分はこのままで良いのだろうか、環境を変えた方が良いのだろうか…と、考えれば考えるほど悩みは深まるばかり。

確かに、一番身近な存在である上司とうまくいかないとなると、ついそのように考えてしまいますよね。

 

しかし、実は、上司とのコミュニケーションをとりやすくするポイントやコツがあるんです。

それは、業務に関する専門知識や地頭の良さ、器用さとは全く別のこと

それらを一度知ってしまえば、今の上司であろうと、他の上司であろうと、うまくコミュニケーションがとれるようになっちゃうんです。

 

そこで、この記事では、上司とのコミュニケーションを楽にするためのポイントとして、上司が感じている4つのニーズをお伝えしていきます。

上司が何を考えているのか?それさえわかれば、日頃のコミュニケーションのとり方が変わること間違いなし。

若手社員の皆さん、必見です!

 

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上司の視点で物事を考えられる部下になる

 

上司とのコミュニケーションがうまくいかないときにまず見直したいことが、「自分は上司と同じ視点で物事を考えられているのか」ということです。

 

…とだけ聞くと、なんだか難しそうですよね。

でも、大丈夫です。

実は、これは私たち誰もが日頃から自然にやっていることなんです。

 

例えば、皆さんが友達の誕生日プレゼントを選ぶときをイメージしてみてください。

ほとんどの方が「自分が欲しいもの」ではなく、「相手が喜びそうなもの」を考えるのではないでしょうか。

 

このように、「相手の立場に立つ」ということを、私たちは当たり前のように普段からやっています。

 

では、なぜ上司とのコミュニケーションとなると難しくなるのか。

それは、単に自分が上司の立場になったことがないから。

それによって、上司が部下に何を求め、期待しているのかを把握しづらいに過ぎないんです。

 

逆に言えば、上司が何に関心を寄せているのかさえわかれば「今何をすべきか」「上司に何をどう伝えるべきか」が自然と見えてきて、結果的に上司とのコミュニケーションが楽にとれるようになります。

 

そこで、ここからは、上司が部下に対して一体何を求めているのかを4つのポイントにわけてお伝えしていきます。

これから皆さんが自分の上司とコミュニケーションを取る上でのヒントにしてみてくださいね!

 

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上司の4大ニーズ

はじめに、上司が何に関心を寄せているのか、その4大ニーズを一覧でご紹介します。

 

 

早速1つずつ見ていきましょう。

 

問題をすぐに解決したい

仕事をしている中で、どれだけ気を付けてもミスやトラブルといった問題は起こりうるもの。

責任感の強い人ほど「まずは自分で何とかしてみよう」と報告を後回しにしてしまうかもしれません。

その結果、上司からは「何でもっと早く言わないんだ!」と言われてしまう…自分なりに頑張ったのにどうして?と感じるかもしれません。

しかし、上司が早く問題を報告してもらいたいと思っているのには、きちんと理由があるんです。

それは、ミスやトラブルを解決する責任は、部下である皆さんではなく、その上司にあるということです。

早い段階で把握できていれば部下に指示を出してすぐに鎮火できた問題も、時間が経つ程問題が大きくなり解決が難しくなります。

会社としての信頼を落とさないためにはどうしたら良いのか、プロジェクト全体の進行を止めないためにどうしたら良いのか…目の前の問題に対処するために、上司が考えたり調整したりすることは山のようにあります。

問題が起きたら、すぐさま上司に報告!
これを徹底するだけでも、上司とのミスコミュニケーションはぐっと減ってきます。

 

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部下の仕事が予定通り進んでいるか知りたい

仕事を進める中で、「進捗が遅れているなら、何でもっと早く言わなかったの?」と怒られたり、「あの業務、今どうなってるの?」と口酸っぱく言われたりしたことはありませんか?

部下である皆さんからすれば、「うるさいな~締切には間に合うんだから自由にやらせてくれよ!」と思うかもしれません。

確かに、部下の視点で考えると「自分に指示された仕事なんだから、自分が責任をもって進めれば良いのでは?」となるでしょう。

しかし、部下に指示した仕事の結果責任は、部下ではなく、あくまでも上司にあります

部下が“責任感”をもって仕事をすることはもちろん大切なのですが、期限までに必要な成果を出すことの“責任”自体を負っているのは上司なんです。

こまめな報告や相談を求めてくるのには、こういった理由があったんですね。

上司は、組織として最大の成果を出すという目的の下で、関連業務全体のスケジュールや別の部下との業務量調整、後からのやり直しを防ぐための経過確認といった様々なタスクを抱えています。

だからこそ、進捗が思わしくないときは早めに相談すること、理解が曖昧な部分をすぐに確認することは、上司とのコミュニケーションの中で欠かせないものになります。

 

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チームの士気を高めたい

上司は、組織やチームとして最大の成果を出すことを目指して行動しているとお伝えしました。

しかし、上司1人が頑張っても、できることは限られています。

よって、上司は、どうしたら自分の部下1人ひとりが仕事へのモチベーションを高い状態に保てるのかを常に考えています。

部下からすると何気ない上司のコミュニケーションも、実はチームをより良い状態にするための種まきなのです。

こういった上司の考えを知っていれば、上司の発言の受け止め方も変わってきそうですね。

そうやって上司が部下のモチベーションを高めようとする言葉に応えることできれば、良い印象を与えることができ、関係性が良くなっていくはずです。

 

部下を成長させたい

部下が組織に貢献できる人材になるよう育てるのは、上司の大切な役割の1つです。

とはいえ、入社したての社員ならともかく、2年3年と勤続年数が上がるほど、上司の方から声をかけて何かを教えてくれる機会は減るでしょう。

では、上司が声をかけてくれないとなると、自分で努力しなければいけないのでしょうか?

もちろん違います。

むしろ、上司は、成長してきた皆さんが、自分から相談したりアドバイスを求めたりするのを待っています。

しかし、中には「上司に質問しても怒られる・冷たくあしらわれる」という方もいるかもしれません。

そういうときは、「上司に丸投げしていないか」を確かめてみてくださいね。

 

<NG例>
部下:「この部分がうまくいかないのですが、どのようにしたら良いですか?」
上司:「あのさ~そのくらい自分で考えなよ」

 

<OK例>
部下:「この点は自分なりにやってみたのですが、その先がどうしてもうまくいかなくて…自分ではこのように思うのですが、アドバイスをいただけませんか?」
上司:「なるほどね。それも良いと思うけど、今の状況だと〇〇のようにやった方が良いかな」

 

このように、自分なりの意見や考えをもった上で相談にいけば、上司も快く答えてくれるはずです。

 

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まとめ:上司と同じ視点で考え、コミュニケーションを楽にしよう!

本記事では、全ての上司に共通する4大ニーズをご紹介しました。

最後に、復習していきましょう。

①問題をすぐに解決したい
②部下の仕事が予定通り進んでいるか知りたい
③チームの士気を高めたい
④部下を成長させたい

以上の4つのポイントをおさえれば、自分が何を上司に求められているかがわかり、上司とのコミュニケーションが今よりも楽にとれるようになります。

そうすれば、どの上司の下についても、仕事がやりやすくなること間違いなしです。

是非、明日から実践してみてくださいね!

 

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