2021/02/16

上司に評価される効果的な相談のコツ|5つのポイントで確認しよう

コミュニケーション > 職場の人間関係 朝見まや

仕事をしている中で、誰もが行う「報連相(報告・連絡・相談)」。

どれも等しく大切ですが、中でも相談は、上司に自分から働きかけて必要な助けを引き出すという点で、仕事をより効率よく進めたいビジネスパーソンの必須スキルとなります。

実際、上司から見ても、自分から積極的に相談にきてくれる部下は「指示した仕事に真摯に向き合っている」と好感がもてますし、「こんなに頑張っているのなら」とアドバイスをしたり次の仕事の機会を与えたりするでしょう。

せっかく上司とコミュニケーションをとるのだから、ただの質疑応答の機会で終わらせず、好印象・高評価につながるような相談をできたら良いですよね。

そこで、本記事では、上司に効果的に相談をするための5つのチェックポイントをお伝えします。

上司から「やるな」と一目置かれる相談を自分はできているか、1つずつ確認していきましょう!

 

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相談の許可は取れているか

1つ目のチェックポイントは、上司に相談を切り出す時に許可を取れているかです。

些細な事に思えるかもしれませんが、相手の都合に構わずに相談を始める部下と、何についての相談であるかを伝えた上で上司の都合を確認する部下、それだけで印象は大きく変わります。

上司に声をかけるときは、「何についての相談か」を一言で述べた上で、許可をとりましょう。

相談のテーマによって、上司は今すぐに聞くべきか、緊急性はないので現在進行中の業務よりも優先順位を下げるかの判断をします。

よって、「今すぐに相談にのってもらえない=上司の気を悪くした」という訳ではないので安心してくださいね。

 

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現状をわかりやすく伝えているか

2つ目のチェックポイントは、現状、つまり何に困っているのかをわかりやすく伝えられているかという点です。

上司は、四六時中部下の隣にいて業務状況を把握している訳ではありません。

よって、「上司は当然自分の状況をわかっているものだろう」という前提で話を進めてしまうと、上司は話についていけなくなってしまいます。

 

 

今何が起きているのかを上司にしっかりと伝えないことには、的確な助言を受けることができないので注意しましょう。

どの程度詳しい説明が必要かは、日頃のコミュニケーション量によるところがありますが、少なくとも以下3点を上司が把握できている状態を作れると、上司は相談にのりやすくなります。

①今、何が起きているのか
②どのような経緯・背景で発生したのか
③何に困っているのか

 

自分の考えを述べているか

相談をする上で案外盲点になるのが、自分なりの意見を述べるという点です。

「どうしたら良いかわからないから、相談するんじゃないの?」と思われるかもしれませんが、『相談すること』と『丸投げすること』は違います。

状況を伝えてすぐに上司の意見を仰ぐとなると、上司は一から解決策を考えるという『思考』の点でも、それを伝えるための『時間』という点でも、余計にコストを割かなければいけません。

一方、自分なりの考えをもっていくと、上司はそのままGoサインを出したり、一部に対して助言を与えたりできるので、割くコストを大幅に削減できます。

 

 

また、部下からある程度意見をもらえた方が、上司としてもより具体的なフィードバックをしやすくなります。

改めて、相談でより質の高い答えをもらえるかどうかは、部下側のコミュニケーションのとり方次第ということがわかりますね。

また、自分の意見を伝える事で、自分の考えと上司の考えの違いが明確になるので、相談の場を「この状況では、こういう考え方をすると良いんだな!」と学ぶ成長機会にもできちゃいます♪

 

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上司に何をしてほしいのかを伝えているか

これも案外盲点となるのが、上司に何をしてほしいのかを伝えるという点です。

例えば、客先への提案の仕方について上司と相談している場面を見てみましょう。

部下は、顧客から聞いた要望や懸念点などを伝えた上で、自分の意見を伝えています。

<NG例>
部下:「…ということで、僕としては、プランAで提案すべきだと思っています。先方はスピード重視ですので」
上司:「うん、そうだね」
部下:「はい」
上司:「…」
部下:「…」
上司:(結局、何をしてあげればいいんだろう…)

上司は、部下の状況や意見は理解したものの、部下が何をしてほしいのかがわからず、混乱してしまっていますね。

自分がほしい助言を引き出すためには、部下の側から上司にしっかりと要望を伝えなければいけません。

<OK例>
部下:「…ということで、僕としては、プランAで提案すべきだと思っています。先方はスピード重視ですので」
上司:「うん、そうだね」
部下:「ただし、プランAは費用面で先方に希望額を大幅に超えているのも事実です。
    課長としては、プランAとプランB、どちらを提案すべきだと思われますか
上司:「そうだね、僕もプランAで良いと思うな。先方の状況を聞く限り、切羽詰まっているようだし。
希望額を超えているとはいえ、業界全体の相場でいくとかなり価格は抑えているから、
いくつか競合他社の例も見せながら伝えると良いと思うよ」

今回の例では、複数の案から最適な案の判断を仰ぐことで、上司のアドバイスを引き出すことができました。

このように、相談をするときは、何を聞きたいのか、上司への要望をしっかりと伝えましょう。

<上司への要望の例>
・どうすればいいのかを聞く
・複数の案を考えたので、どちらがいいかの判断を仰ぐ
・アイディアが欲しいので、一緒に考えて欲しいと頼む

 

お礼を伝えているか

「お礼を伝えるなんて当たり前じゃないか!」という声が聞こえてきそうですが、当たり前のことを当たり前に実行するのは、案外難しいことです。

相談にのってもらって自分の問題が解決したことに安心して、つい忘れてしまうなんてこともあるかもしれません。

上司自身の業務の手を止めて時間をとってくれたこと、一緒に考えてくれたことに対し、しっかりと「ありがとうございます」の一言を伝えられているか、今一度確認してみてください。

さらに、後日「相談にのっていただいた件ですが、アドバイスいただいた通り実行したらうまくいきました!ありがとうございます!」というように、上司の助言がタメになったことを伝えられると、より好感度アップ。

次回の相談も、前向きにのってくれること間違いなしです。

 

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まとめ:ポイントをおさえて相談上手を目指そう!

本記事では、上司に対して効果的に相談をするためのチェックポイントを5つご紹介しました。

改めて、復習しましょう。

①相談の許可は取れているか
②現状をわかりやすく伝えているか
③自分の考えを述べているか
④上司に何をしてほしいのかを伝えているか
⑤お礼を伝えているか

これらのポイントを全ておさえられるようになれば、自分が求める助けを継続的に上司から引き出せるようになるはず。

上司から見ても「何かあれば自分から相談してくれるから安心だ」と仕事を任せやすくなるでしょう。

1つひとつチェックポイントをクリアし、相談上手になっていきましょう!

 

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