2021/03/02

説明上手は「型」をおさえている!わかりやすい説明のコツとは?

コミュニケーション > 職場の人間関係 朝見まや

「わかりやすく説明できるようになりたい!」

コミュトレでよくいただくご相談内容の1つです。

上司や同僚への連絡、顧客への対応など多くの場面で求められる「説明力」

きちんとやり方を習う機会こそないものの、どんな仕事においても求められる必須スキルですよね。

若手の頃は、相手が「つまり、こういうこと?」と理解しようとしてくれることもあるかもしれません。

しかし、年次が上がるにつれてそういった助け舟は減り、さらには説明のうまさ1つで「頼りになる人だな」と思われるか、「大丈夫かな…」と思われるか、自分への信頼にも関わってきます。

 

実際、説明上手な人は、社内外のシチュエーションを問わず「わかっている人だ」と見なされて、周りが頼りにしてきますよね。

では、こういった説明力の有無は地頭の良さによって左右されるのでしょうか?

実は、説明上手さんとそうでない人の違いは、「型」をおさえているか否かにあったんです。

早速、見ていきましょう!

 

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「わかりやすさ」とは何か?-わかりやすさの方程式

「ちゃんと伝わっているのだろうか」といった不安にかられて、つい言葉数が多くなった結果、「…結局何が言いたいの?」と言われたことがある方は多いかもしれません。

そういった経験が重なると、「わかりやすいって結局のところ何?」と難しく考えてしまいがちですが、実はどんな複雑な内容を伝えるにしても、たった1つの方程式をおさえておけば良いんです。

 

 

『要点』とは伝えたいポイント、つまり「要するに何を伝えたいのか」ということです。

また、『伝える順番』とは、要点を聞き手が理解しやすい順序で話すことを指します。

情報が整理されていればそれで良いという訳ではなく、相手が苦労せずとも理解できる形で届けて初めて「伝わった」といえます。

聞き手が理解しやすい順序の基本は「要点→詳細情報」です。

要点を整理することは、この順序で物事を伝えるための下準備としてとらえておきましょう。

 

コラム:社内の情報共有は『漏れなく』『素早く』『正確に』仕事上で説明力が求められる場面の1つが、社内での情報共有。
いわゆる報連相の「連絡」にあたるものです。
本記事でお伝えしている説明の型は、このような連絡の場面でも大いに活用できます。
ミスやトラブルの回避という点でも、社内連携の活性化という点でも、ちょっとした連絡を積極的にできる人は、社内でも重宝されますよね。
せっかく型をおさえているのだから、効果的に使わない手はありません。
そのためにも、説明の型に加えて以下3点をおさえておくと、さらに効果的に活用できちゃいます♪
『漏れなく』…情報の過不足なく、かつその情報を受け取る人全員に伝える
『素早く』…後回しにせず早めに伝える
『正確に』…推測や憶測を交えず、事実を具体的に伝える
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わかりやすい説明の「型」

それでは、ここからはいよいよ、わかりやすい説明の「型」を見ていきます。

あらゆるシチュエーションで応用可能ですので、社内・社外で活用してみてくださいね!

 

①テーマを伝える

「テーマを伝える」とは、伝達する内容に「~について」という見出しをつけることで、何に関する説明かを明らかにすることです。

テーマを把握できると、聞き手は説明を聴く態勢をつくりやすくなります。

<OK例>
「先程Y社さんから電話があって伝言を預かっています。まず、来週12日の打ち合わせについて、変更点と依頼があります。変更点は~…」

「~について」というたった一言ではありますが、説明全体をスムーズに進める効果があります。

すると、聞き手は必要以上のやりとりによる時間・理解するための労力を割かずに済みます。

このようなちょっとした気遣いが、日々の信頼を積み重ねるきっかけとなります♪

 

②要点を伝える

既にお伝えしている通り、要点とは伝えたいポイント、つまり「要するに何を伝えたいのか」を指します。

伝えたい情報を羅列するだけでは、聞き手が混乱してしまうことがあるため、上手な説明とはいえません。

そこで、情報の内容によって分類・整理をしていく必要があります。

例を見てみましょう。

このように情報を分類してみると、「変更点」「依頼内容」というかたまりにわけることができますね。

この「各伝達事項(情報のかたまり)につけた名前」が、要点となります。

要点が明確にされていないと、聞き手が必要な情報を聞き漏らしてしまう可能性があるので注意しましょう。

また、要点がいくつかある場合は、「アウトライン化」して伝えることがオススメです。
これは、要点の個数や、それが何であるかを伝えて、話の全体像を示すことです。

<例>
「Y社さんとの来週12日の打ち合わせについて、お伝えしたいことが2点あります。1点目は変更点について、2点目は依頼内容についてです」

複雑な内容を説明する場合などは、アウトライン化によって、聞き手の「いつまで続くんだろう」「結局ポイントはいくつあったんだっけ」といった混乱を防ぐことができます。

 

③詳細情報を伝える

詳細情報とは、要点を支える詳しい情報を指します。

コツは、「自分が言いたいから」「伝えないと不安だから」という理由ではなく、相手にとって必要と思われる情報を伝えることです。

相手にとって必要な情報を抽出するときは、5W2Hのフレームワークを活用してみましょう!

④説明を締める

説明の最後に、ここまでの内容全体をまとめて締めます。

これによって、聞き手に対して、説明の目的を再認識させたり、次の行動を示唆したりできます。

締め方としては、「不明点がないか確認する」「相手に何をしてほしいのか伝える」「期限を伝える」といった方法があります。

テーマを伝えるときと同じく、たった一言ではありますが、それを添えるか否かで「何のための説明か」を相手に認識させ、迷わせないコミュニケーションとなります。

説明力によって相手と良い関係を築ける人は、こういった細かな点を忘れないのです。

 

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まとめ

本記事では、説明上手な人がおさえている、わかりやすい説明の「型」をお伝えしました。

最後に、一連の流れを見直しましょう。

①テーマを伝える
②要点を伝える
③詳細情報を伝える
④説明を締める

 

どんな場面でもわかりやすい説明ができれば、それだけ「情報をもっている人」「状況を理解している人」として頼りにされます。

自分自身も、仕事上のちょっとしたコミュニケーションが苦ではなくなるので、積極的に説明をしようと思えるでしょう。

是非、上記の型をしっかりおさえて、一目おかれる説明上手を目指しましょう!

 

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