【今さら聞けない】「会議で話が理解できない」をゼロにする事前準備法

会議に出ていて「議論についていけない…」と悩んだことはないでしょうか。

飲み会などの日常会話では何も問題なくても、いざ会議となると

・何を言っているのか理解できない・会議で話されていたことが頭の中に残らない・メモをとってもついていけない

という方も少なくありません。

他の出席者はよく理解できている様子なのに、自分は内容が理解できず発言できない…

一方で、いざ発言するとトンチンカンな事を言ってしまい、その場の空気を凍りつかせてしまう…

こうなってしまうと、会議が始まってから終わるまで、「自分はここにいていいのだろうか」と苦痛で仕方ないですよね。

会議の進行についていけるかどうかは、記憶力とはあまり関係ありません。むしろ、会議前の準備でほぼ決まります。

そこで今回は、会社では意外と教わらない「会議前の事前準備法」をご紹介いたします。

正しく準備するだけで「会議で話が理解できない」をほぼゼロにすることができます。是非ご活用ください！

【準備法①】会議の根底にある問題意識をつかむ

まずは、その会議の根底にある問題意識や、その会議を開くに至った経緯のことを指します。これを「会議の背景」と呼びます。

例えば、情報セキュリティ対策会議を例に考えてみましょう。

なぜこのような対策会議を開くに至ったのかを考えたところ、「最近、社内向けメールを誤って社外宛に送ってしまうなど、情報漏洩例が報告されている。情報が漏洩すると、会社の信用問題に発展しかねない。そのため、情報を正しく管理するためのルールや意識付けを行う必要がある」といったような問題意識が浮かび上がってきました。

この下線部分が会議の背景となります。

このように、背景を知ると「会議リーダーが何を重視しているのか」「何を解決したいのか」がはっきりわかってきます。

議事録を読んで、背景を押さえる

背景を知る具体的な手段としては、過去の会議の議事録を読むのもよいでしょう。

ほとんどの会議は、キックオフミーティングなどの特殊なものでない限り、基本的には前回以前の会議から連続しています。たとえば「以前話し合われていたことを、今回は別の角度から議論する」といったようなことがよく起こります。

そのため、今回の会議で交わされる意見を理解も、前回以前の会議で出されたり決定されていることと密接に関連しています。

なので、会議の議論を理解するためには、過去行われた会議の議事録を読み返してみましょう。

そして、

・前回の会議で、どんなテーマについてどのような議論がなされたのか・何が決まっていて、何が決まっていないのか

これをつかむようにしましょう。

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【準備法②】会議開催者が達成したい目的をつかむ

会議の目的とは、その会議で開催者が達成したいことや、生み出したいことです。

ここでのポイントは、開催者の立場に立つことです。

「何を達成するために、忙しい時間を割いて集まってもらっているのか」を考えてみると、会議時に求められていることが見えてきます。

たとえば「部内で新しく決まった情報セキュリティマニュアルの内容を共有する」という会議に参加する場合を考えてみましょう。もちろん「共有する」は会議の手段であって、目的ではありません。

文字通り「共有を受けるのか、じゃあただ話を聴いていればいいか」と認識すると、思考が働いていないために、いざ質問を振られたとき何も答えられなくなります。

会議に限ったことではありませんが、状況に対して落ち着いて瞬時に反応するためには、常に目的をぶらさないことが鍵です。

では、この共有会議の場合は、開催者が達成したい目的として何が考えられるでしょうか。

例えば、下記のようなものが考えられるかもしれません。

＜会議の目的例＞・社員全員が情報を漏洩させずに業務に取り組めるようになってもらいたい・情報の取り扱いに対して、マニュアルにないことでも自分で正しく判断できるようになってほしい

このように、会議開催者の立場に立って「会議終了後にどんな状態をつくりたいと考えているのか」「参加者にどうなってほしいのか」を考えます。

それにより、会議中にどんな議論が交わされるか予測できるようになります。

たとえば、

【会議の目的】情報の取り扱いに対して、マニュアルにないことでも自分で正しく判断できるようになってほしい　　　↓【議論の中心】情報セキュリティを守るときの原則や、原則の応用事例について集中的に議論されるかもしれない

このように、議論を予測できるようになると、自信をもって議論に臨んでいけそうですよね。

会議の目的は、その他に以下のようなものも考えられるでしょう。

・売上を増やす方法を考えたい・新製品の開発に関連する問題を解決したい・サービスの品質を上げるための対策を意思決定したい・不良品を減らすための解決策を考えたい・納期の遅延を改善する方法を共有したい ・現在の業務効率を正しく把握して、チームの生産性を上げる工夫を考えたい

会議の背景と併せて目的を理解することで、その会議で話し合うべきことがより明確になります。それによって、議論内容をより適切に理解できるようになります。

まとめ：事前準備をして、自信もって会議に臨もう

いかがでしたでしょうか。今回は、会議の進行についていくために有効な事前準備法をご紹介しました。

最後に、ポイントをおさらいしましょう。

準備法①：会議の根底にある問題意識をつかむ準備法②：会議開催者が達成したい目的をつかむ

何事においても、準備は肝になります。料理でも、下ごしらえを丁寧に行うと美味しくなりますよね。運動でも、アップを軽く行うとけがを予防できます。

会議においても同じです。会議で議論が理解できないのは、記憶力の問題ではありません。会議の目的や背景を正しく押さえ、自信をもって会議に臨んでいきましょう！