2021/04/20

「会議で発言できない…!」から脱却!余裕が生まれる3つの習慣

コミュニケーション > 説明力・説得力 冬木しょうこ

会議で「発言についていけない…」と悩んだことはないでしょうか。

 

・そもそも、議論の展開についていけていない・質問を振られても、聞かれたことしか答えられず、それ以上何も思いつかない・だんだん集中力が落ちてきて、話が頭に入ってこなくなる

 

弊社が開催する無料個別体験会では、多くの社会人からこのようなご相談をいただきます。

 

年次が上がると、だんだん指導役やリーダーとして責任がのってくるうえ、会議で積極的に提案することも増えてきますよね。

 

でも、期待に応えられるような発言をするために会議の準備をしようと思っても、資料作成や雑務に追われてしまい、なかなか手が回らない。休みの日もお昼まで寝てしまい、結局、やりたかった勉強に手を付けられずに終わる。

 

こんなふうに、「一生懸命やっているはずなのに、あまり前に進んでいない気がする」と嘆きたくなる方も少なくありません。この文章を書いている私も、そんな瞬間が多々ありました。

 

あなたはもう十分、自分なりに頑張っています。そんなあなたに知ってほしいのは、会議に臨む際の余裕の生み方

 

余裕がもてれば、会議を成功させるために本来やるべきことをしっかりとやれるようになります。もう、「やりたいことがあるのに手を付けられない」という空回りから脱却できます。

 

本記事でお伝えすることを、是非あなたの習慣に取り入れてみてくださいね。

 

きっと、少しずつ前に進んでいる感覚を取り戻して、会議に対しても前向きになっていくことでしょう!

 

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余裕が生まれる習慣①:体調を整える

…いきなりコミュニケーションの話から逸れて、驚いたかもしれませんね。

なぜあえて体調なのか。実は、深い理由があります。

 

以下順にみていきましょう。

 

体調を整える重要性

会議でのコミュニケーションは、正しい心得を習得し、ノウハウを着実に実行することで必ず好転していきます。

 

どれほど知識をもっていても、体調が万全でなかったらどうでしょう?

実行しようという気力が湧いたり、目の前の仕事に対して全力を出したりすることは、なかなか難しいですよね。

 

スポーツの世界では「体技心」という言葉があります。技術よりも先に、体力が重要であることを端的に示しています。

 

中日ドラゴンズ元監督の落合博満氏の著書『采配』には、以下のような記述があります。

 

人間の成長にとって大切な要素として「心技体」という言葉ある。(略)私は「体・技・心」になると思う。プロ野球選手だからというわけではなく、ビジネス万であれ学生であれ、仕事や勉学に打ち込むときには体力が必要だからだ。病気などで体力が落ちている時は、なかなか気力も湧いてこない。人間の生活を根本的に支えているのは体力なのだから、まずは体力をつけておくことが肝要だろう。

(略)

ビジネスパーソンの場合は、自分の仕事を無駄なくこなしていく生活サイクルの確立と置き換えてもいいだろう。要は仕事をしていく体力ということだ

出典:落合 博満『采配』ダイヤモンド社,2011年

 

スポーツもビジネスも、根本は同じです。体力と気力が充実していれば、難しい仕事にも前向きに取り組んでいけますよね。

そのため、一見会議とは関係ないように思えますが、まずはご自身の体調を整えましょう。

 

体調を整える習慣例

 

体調を整えるにはどうすればよいのでしょう?弊社コミュトレスタッフの例を挙げてご紹介します。

 

・昼休みの時間に、20分間ウォーキングする・食事をすこし薄味にする・コンビニ弁当は買わず、自炊する・砂糖・精製食品(白米、小麦粉など)を常食しない・通勤時に、一駅分多く歩く

 

いかがでしょうか。どれも、日常生活の中でできそうなことではないでしょうか。

 

会議はプレッシャーがかかる場だからこそ、まずは体調を整える生活習慣を確立させていきましょう。

 

その結果、落ち着いて仕事に向き合う余裕が、少しずつ生まれてくるようになります。

 

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余裕が生まれる習慣②:会議の目的を常に意識する

体調を整えたら、その次に意識したいのは「会議の目的を常に意識する」習慣です。

 

会議で発言できない、という方からは「自分の発言に対して、相手がピンと来ていない」「あまり納得してもらえない」といったご相談を伺います。

 

その原因は、発言の仕方の上手い下手というよりも、目的のズレから生じることが大半です。

 

例えば、こんなことはないでしょうか。

・アイデアを広く出し合うための会議なのに、自分の意見を批判された結果、意見の正当性を主張することに終始してしまう・商品の課題について議論しあう場なのに、商品開発において大事にすべきことを話してしまう

 

このように、「何を話すために、今この瞬間に集まっているのか」という会議の目的からズレてしまうと、どれほどわかりやすく説明したとしても相手に伝わりづらくなりますよね。

 

逆に、目的を把握することで、どのような発言を求められているのかが明確になります。

 

例えば、アイデアを出す会議では、目的は多くのアイデアを出すことです。そのため、準備としては質よりも量を重視し、できる限り多くのアイデアを考えるようにすればよいことがわかります。

 

このように会議で求められている対応を知ることで、適切な準備をすることができます。その結果、無駄な仕事や手戻りが減って、時間に余裕をもてるようになります。

 

是非、今あなたがやっている仕事が、会議の目的達成につながっているのか?

 

少し立ち止まって考えてみてくださいね。

 

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余裕が生まれる習慣③:会議の活性化させる意識をもつ

会議の目的を押さえたうえで、さらに身につけたい習慣は「会議を活性化させる意識をもつ」ことです。以下、順にみていきましょう。

 

会社視点に立つ重要性

会議に臨むとき、あなたは自分がどんな視点に立っているか意識したことはありますか?

実は、「どんな視点に立つか」、これが立ち居振る舞いに決定的な影響をもたらします。

 

まずは少し、自分視点を離れて、会社視点に立ってみましょう。

 

そもそも、チームや会社にとって「理想の会議」とはどのような会議でしょうか。様々な回答が考えられますが、おそらく「多角的に検討され、全員が決定事項に納得する会議」という点はほぼ共通しているのではないでしょうか。

 

どのような決定事項であれ、組織の一員として実行されることであれば、立場が異なるもの同士が協力しあいますよね。だからこそ、1つのテーマをそれぞれの立場・視点で検討しつくせば、全体の納得度も高まります。

 

だからこそ、多くの意見が出てきやすいような雰囲気づくりなされていると、会社にとって非常に理想的な状態に近づきますよね。

 

そう考えると、ある程度のポジションをもつあなたが会議で果たす役目は、単に「わかりやすい意見を言う」より、「雰囲気を作る」という一歩上であることに気づくのではないでしょうか。

 

なので是非、その役目を果たすために発言するという習慣をつけてみましょう。

 

ツッコミに対する正しいスタンス

とはいえ、いざ発言しようと思うと、少し躊躇してしまうこともありますよね。

 

発言がなかなかできない方の中には「ツッコまれるかもしれない」と恐れている場合も多々あります。

 

自分の中でツッコミに対してどのようなスタンスをとると決めているのか。

それによって、対応が180度変わります。

 

まず押さえていただきたいのは「自分の意見に納得してもらう必要は、実はない」ということです。

 

そもそも、どのような意見であれ、見方が異なれば必ずツッコミ、言い換えれば反論の余地が生まれますよね。

 

科学は従来の研究を批判する形で発展していますし、ビジネス社会においても首相や大統領の支持率が100%でないことからみて、批判はあって当然だといえます。この記事も、批判の余地はゼロではないでしょう。

 

むしろ、会議であえて反論されることで、意見を引き出しやすくするというファシリテーション例もあるくらいです。

意見が出ない会議の打開策は、ファシリテーターが考えるべき議題は何かを明確に提示して、どのような発言ができそうかを例示してみます。できれば突飛なアイデアを口にするとよいでしょう。例えば「iPhoneにヒゲ剃りをつけたらどうだろう」「ケースを開けると歯ブラシが出てきたら…」など。実現不可能と思えるアイデアをひとつ言うと、参加者はその後の発言がしやすくなります。一番遠いアイデアのボールを投げることで、ほかの人による発言の幅を広げることができるのです。

出典:シーン、ダラダラ、ギスギス…NG会議3パターン!会議がみるみるよくなるコツとは?

 

なので、自分の意見に対する相手の反応を恐れる必要はありません。むしろ、自分の発言をもとに相手が気づきを得たのであれば、大変意義のある発言だったといえます。

 

年次が上がると、責任を意識してつい「それなりの発言をしなければ」と構えがち。

 

しかし、年次が高くなるからこそ、自分視点にこだわって自分を守ろうとするよりも、会社視点をもって参加者全体に貢献しようとする方が評価されます。

 

このようにツッコミに対して正しいスタンスをもつと、余裕を持てるようになります。

そうすれば、落ち着いて議論に臨むことができるようになります。

 

会議を活性化させるコミュニケーション例

会議を活性化させる方法としては、以下のようなものが考えられるでしょう。

是非、できそうなところから取り入れてみてくださいね。

 

1.相手の発言に対して、別の角度から意見を述べる

・「あえて〇〇さんの意見の逆を考えてみたいのですか…」・「今の〇〇さんの意見をもとに、少し考えてみたのですが…」

 

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2.相手の発言に対して肯定的なリアクションをとる

・「確かに」・「わかります」・「興味深い視点ですね」・「面白い意見ですね」

 

苦手意識を感じる会議だと、どうしても相手の意見を黙って聞くだけ、という受け身の姿勢になってしまいがち。

 

しかし、肯定的なリアクションを発していくだけでも、話しやすい雰囲気が作られていきます。まずはリアクションをとるだけでも十分ですので、できるところから少しずつ会議に貢献していきましょう。

 

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まとめ:余裕が生まれれば、会議での発言もできるようになる

今回は、一生懸命仕事を頑張っているあなたに向けて、「会議に臨む際の余裕の生み方」をお伝えしました。

 

以下、ポイントを簡単に復習しましょう。

 

【余裕をつくる習慣】習慣①:体調を整える余裕が生まれる習慣②:会議の目的を常に意識する余裕が生まれる習慣③:会議の活性化させる意識をもつ

 

余裕がないときは、「あれもこれも」となりがちですよね。

 

しかし、どんな問題も、細分化すれば1つ1つはそこまで大きな問題ではありません。そのなかで今すぐできること・重要なものから焦らず取り組んでいけば、必ず余裕をもてるようになります。

 

余裕をもったあなたであれば、本来の能力が発揮され、多くの人に認めてもらえる仕事ができるようになるはず。あなたの飛躍を心から応援しております!

 

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