2021/01/26

【今すぐできる!】メモの取り方を工夫して、仕事を効率化する方法

コミュニケーション > 職場の人間関係 朝見まや

仕事がデキる人、と聞くと、どんな人をイメージしますか?

 

意思決定が速い人、テキパキと仕事をこなす人…様々なイメージがあるかと思いますが、彼らの共通点の1つに「メモの取り方がうまい」ということが挙げられます。

年次が上がるにつれ、任される仕事の種類や量はどうしたって増えるもの。

 

日々触れる大量の情報の全てを記憶するのは、難しいでしょう。

 

しかし、情報の聞き漏らしや勘違いが、仕事のスピードを引き下げるのも事実。

何度も質問しに行ったり、進め方が分からず悩んだり、やり直すはめになったり…

考えただけで、うんざりしちゃいますよね。

 

そんな時の救世主こそが「メモ」

情報を整理して要点をつかんでおけば、任せられた仕事をしっかりと遂行し、責任を果たすことができるようになります。

本記事では、そういった「業務効率を上げるメモの取り方」のコツをお伝えしていきます!

 

 

メモを取るメリット

社会人になりたての頃、「きちんとメモを取るように」と口酸っぱく言われた経験がある方は多いでしょう。

仕事をする中で当たり前になりつつある「メモを取る」という行為ですが、一体どんなメリットがあるのでしょうか?

要点をまとめて仕事の質を高める

相手の話を聴きながら、一字一句メモを取ることは不可能です。

複雑な指示や共有になれば、なおさら大変ですよね。

 

だからこそ、メモを取るときは、必然的に要点をまとめることが求められます。

「要は何を言いたいのか」という相手の話の意図を汲む力は、仕事上のあらゆる場面のコミュニケーションで求められる力でもありますよね。

要点さえまとまっていれば、「自分はいつまでに、何をすれば良いのか」が明確になるので、相手の話の内容を受けてすぐに行動にうつすことができます。

 

大事なポイントを把握できているので、迷ったり、後から大幅なやり直しを求められたりすることもありません。

これは、結果的に日々の仕事の質を高めることに繋がるんです。

記録により脳の容量を確保する

いくら話の要点をまとめたとはいっても、それらを全て脳内にインプットすることは、容易ではありません。

簡単な内容ならともかく、複雑な内容になればなるほど、自分の記憶力だけを頼りにするのは、少々心もとないでしょう。

実際、人間が瞬間的に記憶できる情報量は5~9個であるといわれています。

これは1956年にアメリカの認知心理学者であるジョージ・ミラー氏が発表した研究結果で、彼は短期記憶できる情報の限界数を7±2個の「マジカルナンバー」と称しています。

 

その後、2001年にミズーリ大学のネルソン・コーワン氏が、4±1個こそがマジカルナンバーである、と提唱していますから、いずれにせよ、人間の記憶力って案外あてにならないことがわかりますね。

 

さらに、その場では覚えられていても、それをずっと覚えていられるとも限りません。

人間は、記憶した内容を1時間後には56%、つまり半分以上も忘れてしまうということもわかっています。

このように、私たちが記憶できる事柄は、量も時間も限られています。
それを一生懸命に覚えようとするよりは、メモに残しておいた方が安心ですし、何よりも他のことに自分の頭を使えた方がずっと良いですよね。

 

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業務効率を上げるメモの取り方

ここまで、仕事においてメモを取ることのメリットをお伝えしてきましたが、「そうはいっても、メモを取るのは難しい…」と感じる方もいるのではないでしょうか。

でも、大丈夫。
日々のコミュニケーションの中で上手にメモを取るには、きちんとコツがあるんです。

ここからは、そのコツを3つ、ご紹介しちゃいます!

 

コツ①:5W2Hで要点を掴む

相手の話を聴きながらメモを取るとき、言われたことを全て書き取るのは現実的ではありません。

それなら大事なところだけ書き留めよう、とはいっても、何が大事で何がそうでないか、その場で判断するのも簡単じゃないですよね。

そういったときは、まず「5W2Hをおさえる」ことから始めましょう!

これは、あらゆる仕事を進める上での重要な確認事項になります。

これら7要素は、職場の会話でおさえるべき要点となるので、これらをメモしておけば自然と大事な点だけが記録に残ります。

また、5W2Hの中でも、「When」「What」「How」は特に重要なポイントです。

「いつまでに、何を、どのようにやるのか」は、仕事の指示や依頼においては必ず含まれるので、意識的に目立つように書き留めておきましょう。

 

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コツ②:書き方を工夫してスピードアップ

「何をメモすべきかはわかったけど、書くのが間に合わない…」

そんな方は、より短い時間でメモを取れる工夫を取り入れてみましょう。

オススメは、「カタカナを使うこと」「略語や記号を使うこと」の2点です。

 

<例>
「会議」→「カイギ」
「ミーティング」→「MTG」
「電話」→「TEL」
「メール」→「メ」
「重要事項」→「☆」「重」
「締め切り」→「〆」
「休日」→「休」

 

些細なことのように思えますが、「会議」と「カイギ」という例だけを見ても、書くのにかかる時間はかなり変わりますよね。

自分の職場でよく使われる単語などは、自分なりの書き方を決めておきましょう。

そうすれば、一生懸命メモを取っていたら聞き漏らしてしまった…なんてことはなくなるはずです!

 

コツ③:オウム返しを使って、同時にアウトプットする

「オウム返し」とは、相手の言葉をそのまま繰り返すことを指します。

メモを取っている単語を口に出すことで、黙ってメモを取っているときに比べて、自分の印象に残りやすくなります。

また、相手との認識のズレを防いだり、相手の話の途中に言葉を挟むことでメモを取る時間を確保したりもできます。

<例>
上司:「Aさん、明日の採用説明会に向けて、大会議室に50席用意してもらえる?」
自分:「50席ですね」(How many)
上司:「そう。今日の17:00までによろしく」
部下:「17:00ですね、かしこまりました。やっておきます」(When)

きちんと理解できているか不安なときや、メモを取るのが間に合わないときは、試してみてください。

 

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まとめ:メモの取り方を工夫して、仕事の効率UP!

いかがでしょうか。

上司から出された指示、同僚からの依頼や連絡など、日々の仕事の中でメモを取るシーンはたくさんあります。

短いコミュニケーションだからこそ、質を改善することで、確実に情報をキャッチしたり、相手の意図に沿った行動をとったりすることができるんです。

そう考えると、入社したての新入社員だからメモを取る…のではなく、仕事に慣れてより多くの業務に関わり始めた若手や中堅社員こそ、メモを取ることが大切になりますね。

上手にメモを取って、日々の仕事を円滑に進めていきましょう!

 

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