2021/04/13

社内調整を成功させる「交渉術」~3つのポイントで確認しよう~

コミュニケーション > 職場の人間関係 朝見まや

マネージャーやプロジェクトリーダーという立場に就くと、どうしても出てくる仕事が、「社内での調整」。

別のチームや部署・部門との調整・交渉の窓口になることも出てきますよね。

仕事の成否にも関わりますし、ときに自分自身の人事評価にまで響いてくる大切な業務ですが、なかなか手ごわいのも事実。

自分としては、スムーズかつ皆が気持ちよく仕事できるように穏便に進めたいのに、どうもうまく交渉が進まない、ということはよくあるでしょう。

強く主張すれば交渉先の部門から反対に合ったり冷たい目で見られたりするし、話を通せなかったら通せなかったで自分の部下たちから不満が出るし…

そんな板挟みの中で、日々頭を抱えるマネージャーやリーダーの皆さんに向けて、本記事では、社内調整を成功させる交渉のポイントをお伝えします。

それぞれを自分はしっかりとおさえられているか、確認しながら交渉術を強化していきましょう!

 

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ポイント①:要求内容が妥当であるか

社内調整においては、自分のチームや部門がどのように業務を進めたいのか、相手に何をして欲しいのかについての要求をしますよね。

その時によく発生するのが、自分たちの都合やメリットだけを主張してしまうことです。

ハッキリと主張しようとして押しつけになってしまうこともあれば、それを避けようとした結果、結局要求したいことが相手に伝わらないこともあります。

だからこそ、要求内容を伝えるときは、その妥当性、つまり「組織やプロジェクト全体にとって意味や価値がある(=利益がある)」ことをあわせて伝えましょう。

<例>
あなた:人事部門
相手:財務部門
交渉テーマ:社員研修の予算について
「今回の社員研修のように、人材育成は成果が見えづらいので、財務側として予算を割きづらいのも承知しています。それでも、優秀な社員を育てることは、今進めている新規事業をさらに促進して早期に黒字達成に辿りつくだけでなく、わが社の競争力を高めることにもなるのではないでしょうか」

 

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ポイント②:相手の状況を理解できているか

交渉が失敗する要因の1つに、「相互理解の欠如」があります。

自分の主張を通そうと必死になるあまり、相手の状況への配慮を見せなかったり、「どうせこうだろう」と決めつけたり…

そうすると、どうしても「あの人/部門は自分の都合ばっかりで、自分たちのことをわかってくれない!」という不満がつのってしまい、不穏な空気が流れたり、感情論のぶつけあいになったりしてしまいます。

社内の調整の難しさは、同じ組織に所属しているとはいえ、おかれている立場が異なる人同士でコミュニケーションをとる点にあります。

日頃、一緒に仕事をしている訳ではない分、お互いの状況が理解しづらいのです。

だからこそ、相手の状況を理解しようとする姿勢や配慮を示すこと、これも交渉をうまく進めるコツの1つです。

具体的には、以下のような内容を聞いていくことで、相手の状況をつかむことができます。

 

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ポイント③:共通の目的(利益)を示せているか

交渉の中では、両者がどのように進めていくかを検討しながら、互いに譲歩しつつ合意に向かっていきます。

その検討の中でよく起きるのが、互いに主張しあっている内に、どんどん感情の押し付け合いになってしまうこと。

「だから、それは無理って言ってるじゃないですか」「それはそちらの仕事でしょう!」など言い合っていては、議論は平行線ですよね。

そのときに大切なのが、自分と交渉相手の双方が共通して目指したい目的を互いに認識しておくことです。

<例> IT会社の営業部門と開発部門の場合
営業部門の立場;顧客にヒアリングした課題を解決する機能を全て搭載したい
開発部門の立場:納期を考慮すると、全ての機能の搭載は難しい

 

両部門が、自分の立場だけを主張すると、以下のようになります。

 

 

このように、どちらか一方の立場だけを主張すると、交渉は前に進みません。

しかし、実は、どちらの部門も同じ目的をもっています。

それは、「ITシステムの導入を通じて顧客の課題を解決する」ということ。

一見、あえて再喝するほどのものではない、当たり前のことかもしれませんが、交渉に夢中になったり、ときに意固地になっていたりすると、つい忘れてしまうもの。

だからこそ、折に触れて共通の目的を示し、目指す方向の共通認識をとっておくと、交渉が煮詰まったときに立ち返る場所ができます。

それが結果的に、交渉を前に進めていく後押しになります。

 

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まとめ~交渉上手は部署内外から頼られる~

いかがでしょうか。

本記事では、社内調整を成功させるための交渉術のポイントを3つご紹介しました。

 

 

会社・組織で仕事をする以上、部門・部署・プロジェクト間の調整は不可欠。

決して簡単なことではありませんが、だからこそ、それができる人は所属部署の内外から信頼され、頼られる存在となります。

まさに、組織から求められる人材となること、間違いなしです!

 

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