2021/02/12

教えて!オンラインでのコミュニケーション講座!

コミュニケーション > 職場の人間関係 冬木しょうこ

 

こんにちは。

 

突然ですが皆さんは、テレワークによるオンラインでの会話には慣れましたか?

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)が広がりを見せてから約一年。この一年の間に実際にテレワーク・在宅勤務を経験したという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

社会人歴の長さは関係なく、初めは慣れない環境で戸惑った!という方もいらっしゃるかもしれません。

オンライン上でのコミュニケーションは、職場でのオフラインでの会話とは意識する点が違いませんか?

 

今回は、コミュニケーション教育と長年向き合い続けている私たちコミュトレ社員が考える

「オンラインでのコミュニケーションのポイント」をご紹介していきます!パチパチパチ!

最後には、番外編のコミュニケーション講座もありますので、是非最後まで読み進めてくださいね♪

■オンラインのコミュニケーションの実体

 

私自身、テレワークによるオンラインのコミュニケーションについて漠然とした不安がありました。そこで今回は、私が気になることを友人10人に聞いてみました!

内容は、テレワーク(オンライン)のコミュニケーション【ビデオ通話】【チャット】について得意意識を持っているのか、それとも苦手意識を持っているのかというものです。一緒に食事や旅行に行ったことのある友人たちは、とても明るく、いつも笑いの絶えないメンバーばかりです。

結果としては、苦手意識があると答えたのは10人中7人。明るい性格で、いつも楽しませてくれる友人たちですが、10人中7人がオンラインでのコミュニケーションに何かしらの不安を抱えているということでした。

 

特に多かった不安は、

 

・コミュニケーション回数の減少による話し方の不安

・相手と話し出すタイミングがかぶってしまう

・オフラインよりも表情がわかりづらい

 

というものでした。

 

確かに、皆さんも一度は感じたことがあるのではないでしょうか。

それでは早速、コミュトレ社員の「オンラインでのコミュニケーションのポイント」

題して、「教えて!オンラインでのコミュニケーション講座!」に入っていきましょう!

 

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■教えて!オンラインでのコミュニケーション講座!

 

コミュニケーション講座①雑談を盛り込む

 

テレワークが多くなると、物理的にコミュニケーションの回数が減ってしまうことは確かです。そこで重要となってくるのが「会話の中に雑談を盛り込む」ということです。

ビデオ通話が繋がるとすぐに本題に入る、という方も少なくないかもしれません。

お互いがどうしても忙しくて業務に追われてしまっている時は例外ですが、

ビデオ通話で上司や部下、同僚と話すときは出来るだけ雑談を入れるようにしましょう。

雑談のタイミングは、冒頭であっても最後でも構いません。大事なのは、気兼ねなく話せる環境を作っていくということです。

 

例えば、「今日のお昼ご飯は何を食べた?」や「この週末は何をする予定?」など積極的に声をかけていきましょう。自宅で仕事をしていると、自分の世界に入り込みがちです。

人と話すことによって良い気分転換になりますし、何よりコミュニケーションをとること自体が貴重な機会となってきます。

 

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コミュニケーション講座②いつも以上に話し出すタイミングを待つ

 

私の友人も悩んでいたように、オンラインならではの悩みとして「話し出すタイミングがかぶってしまう」や「表情がわかりづらい」という経験をしたことがある人は多いのではないでしょうか。「あ、お先にどうぞ。」を経験したことがある方挙手をお願いします!(笑)

 

そんな時に意識したいことは、いつも以上に自身が話し出すタイミングを「待つ」ということです。

職場というオフラインでの会話では、なんとなくその場の雰囲気で掴み取れるタイミングも、オンラインではなかなか難しいと思います。

その際は相手が話し終わるのを、いつもより長めに確認しましょう。

 

コツとしては、相手の目線に意識を向けることです。

人は、話す内容を考えている時は相手から目線をそらす傾向があります。ですので、相手の目線がこちらを向いていないときは一方的に話すのではなく、待ちの姿勢を取りましょう。つまり、相手に考えてもらう時間をとるということです。すると考えがまとまることで相手は話し始めます。そうして話していると、目線がこちら(画面)に戻ってきます。ここが、我々が話し出すタイミングです。ただ、ここですぐに話し出すとかぶってしまうということもありますので、先ほどの「いつも以上にタイミングを待つ」ことが重要となってきます!

 

(例)A:Bさんはこの会議の内容についてどう思いますか?B:はい。私はですね…(画面から視線をそらす)。  …○○については賛成です。なぜなら××だからです。(画面に視線が戻る)A:(相手が話し終わったことを確認して)なるほど、確かにそうですね。

 

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コミュニケーション講座③ビデオ通話とチャットの使い分け判断基準

皆さんはテレワークをしていると、ビデオ通話だけでなく、チャットによって上司や部下、同僚とコミュニケーションをとることが多いのではないでしょうか。そんな時に、ビデオ通話とチャットの使い分けについて意識されたことはありますか?

誰も教えてはくれないけれど、知っておくとより快適に仕事を進められるでしょう。ここからは、ビデオ通話とチャットの使い分け判断基準について2つのポイントをお伝えしていきます!

 

①相手の前提の認識によって分ける

まず、複雑な内容はチャットよりビデオ通話を使うというのは想像しやすいでしょう。

では、判断基準で重要になってくるのは何か。それは「その仕事への相手の前提の認識度合いによって分ける」ということです。

つまり、ずっと一緒に仕事をしていて、互いに業務についてしっかりと共有が出来ている状態は、チャットを使う。このようにさくっと連携をとることが出来ると、スピーディーに仕事を進められるでしょう。

 

(例):チャットで良いケースA:Bさん、今日のミーティングは、○○についてより深く考えていきたいので、資料の20ページまでしっかり確認しておいてくださいね!

 

という具合です。どちらもミーティングについて把握していますし、再確認というところでしょう。

逆に、業務内容を全く知らない後輩へ共有する場合や、その業務にミスがでると、クライアントとの信頼に大きな損害が出るなどの時は、ビデオ通話。しっかりニュアンスを伝えることが重要となってきます。

 

ですので、連携をとる相手の前提認識の度合いによって、チャットとビデオ通話をうまく使って仕事を進めていきましょう!

 

 

②依頼・指摘をする際は出来るだけビデオ通話にする

相手の感情を配慮して使い分けることも重要です。

例えば、「今週の金曜日までに、会議で使うパワーポイントを作成して10部準備しておいてほしい」ということを伝える時。

活字でそのまま伝えるよりも、“どうしてあなたにお願いしているのか”やその業務の“緊急性・重要性”を直接伝えられた方が相手も納得して取り組むことが出来ます。

また、指摘をしなければいけないときも、しっかり顔を合わせて話すことによって心理的な誤解を防ぐことが出来ます。

このように、活字だけでは温度感を伝えることは難しいことがありますので、ビデオ通話を利用して、感情配慮にも努めていきましょう

 

 

ここまで、メインとしては、オンラインでのコミュニケーションで一番の課題となりやすいビデオ通話についてのコミュニケーション講座をお伝えしてきました。

皆さん、いかがでしたでしょうか?普段のお仕事でぜひ使ってみてくださいね♪

 

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ただ皆さん!オンラインでのコミュニケーションの手段としては、先ほどもお伝えしたように、ビデオ通話だけではありませんよね。

ビデオ通話よりも気軽にやり取りができるので、チャット機能を使用されている方も多いのではないでしょうか。

 

最後に、そのチャットにおける大事なポイントをお伝えします!

 

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(番外編)コミュニケーション講座:相手にとって負担になるかどうかを意識する

 

①往復回数を少なくする

まず、チャット機能を使用する際は、できるだけ往復回数を少なくまとめましょう。

コツは「メールであればどうするか」を考えることです。

いくら気軽に送ることが出来るといっても、上司や同僚は忙しく仕事をしている人がほとんどでしょう。仮にメールでやり取りをすると考えたら、何通も往復するというよりは、一度で分かりやすく送信しようとしますよね。ここでのポイントは、曖昧な表現を避けるということです。具体的には、主語と目的語を明確化させることです。気軽にやり取りができるからこそ、「なんとなくわかるだろう」と文章を省きがちです。「メールであればどうか」と意識することで、確認作業を減らすことが出来ます。

 

②相手が簡単な返事で返信できるようにする

例えば上司にミーティングのアポを取る際は、当日中であれば始業開始のタイミングで

上司のスケジュールを確認し、具体的な時間を提示してアポを取りましょう。

その際に意識すべきことは、上司が簡単な返信ができるようにすることです。

 

(例):今日中にミーティングを依頼したい場合 お疲れ様です。本日の△についてのミーティングについて本日○○係長の可能なタイミングで、30分ほど△についてミーティングをお願いいたします。時間は11:00~12:00、14:00~17:00のどこかで30分ほどお時間いただけますでしょうか。お忙しい中恐縮ですが、よろしくお願いします。上司:OK!では、15:00~15:30で行いましょう。

 

という具合です。ここで大事になるのは、相手にとって負担にならないようにチャットを送ることです。

できるだけ早い段階で連絡ができると、上司もスケジュールが立てやすくなります。また、具体的な時間設定を行うことで、上司が考える時間を削減することが出来ますよね。こうした相手が負担にならないための意識は、オンライン上では更に重要となってきます。

 

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■まとめ:オンラインでのコミュニケーションは思いやりが重要!

 

本日は、教えて!オンラインでのコミュニケーション講座!についてお伝えしました。

テレワークを経験したことがある人には、どうしても気になるオンラインでのコミュニケーション。

今回の記事が、少しでも皆さんの不安に寄り添えれば幸いです。

職場のオフラインでのコミュニケーション、テレワークのオンラインに関わらず重要となってくるのは「いかに相手を思いやれるか」だと感じます。直接顔を合わせることが少なくなっている今だからこそ、思いやりをもって仕事を進められると良いですね。

 

皆さんのテレワーク生活がより快適になりますよう願っています!

 

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