ファシリテーションスキルとは具体的にどんなスキルを指し、どのような場面で活かすことができ、あなたの業務やキャリアアップにどう役立つのでしょうか。
この記事では、中堅社員やリーダー層に必須のファシリテーションスキルの特徴や身に付けるメリット、上達させるためのコツをご紹介します。
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目次
ファシリテーションスキルとは
1．会議でファシリテーションが求められる理由
ファシリテーション＝facilitationとは、「議論を円滑に進行し、有意義な合意形成を促す技法」のことです。適切なファシリテーションを行えば、会議をスムーズに運営することができるようになるだけでなく、会議のゴールである問題解決の質を高めたり、0から1を生み出す創造的な話し合いをしたりすることができます。
多様な人が所属する組織でよりよい結論を導き出すためにも、会議でのファシリテーションが欠かせません。
2．ファシリテーションスキルとは
ファシリテーションスキルとは、ミーティングや会議での議論を円滑に進め、有意義な合意形成を促すスキルです。 具体的には、以下のような一連の行動を指します。
- 参加メンバーにとって居心地のいい雰囲気を作る
- 参加メンバーの意見を引き出し、議論を活性化させる
- その場で出た様々な意見を理解し、その場で整理する
- 論点がずれた際には、本題に戻す
- 発散した議論を収束させ、合意形成を促す
このスキルを活用してファシリテーションを行う役割のことを、ファシリテーターと呼びます。
3．ファシリテーションスキルを身に付けるメリット
ファシリテーションスキルを身に付けることは、リーダーシップを高めることに直結します。リーダーには
- 中立的な立場を維持し、メンバーが働きやすい環境を作る
- 異なる価値観の人の意見を収集したり、まとめたりする
- できるだけ全員が納得できるように働きかける
ことなどが求められます。ファシリテーションをする上で求められるスキルと、リーダーに求められるスキルには共通点が多いです。
だからこそファシリテーションスキルは、幅広く仕事を任されるようになってきた人や、チームで結果を出すことを目標としている人、リーダーとしての働きが求められている人など、業界業種問わず幅広い社会人に求められる必須のスキルであると言えます。
ファシリテーションに必要なスキル
ファシリテーションに必要なスキルを分解してみましょう。必要な要素を把握することで、コツを実践しやすくなります。
1．人間関係構築・維持スキル
会議では、参加者が安心して発言できる雰囲気を作るため、参加者全員と良好な人間関係を築く必要があります。ファシリテーターは、参加者から警戒されたり、「この人に話しても理解してもらえないだろう」と思われたりしないように、特定の人の意見を優遇したり差別したりすることなく、中立的な立場で役割に徹するこ必要があります。
2．質問力
活発な議論の中でよりよい結論を導き出すためには、様々な参加者の意見・考えを引き出すことが重要です。そのためにファシリテーターには、参加者が答えやすい質問を投げかけたり、参加者の視点を変えさせるような角度で質問を投げかけたりするための質問力が求められます。
また、発言に消極的な参加者には質問を投げかけ、発言する機会を提供することも大切です。
3．説明力
会議が行き詰ったときや、参加者からの意見が出てこないときなどは、ファシリテーター自身が積極的に発言をして議論をリードすることが求められます。その際、自分の考えやアイディアを的確に伝えるための説明力が必要になります。
また、発言した人の意図を確認したり、言い換えて説明したりする際にも、わかりやすく話すための説明力が重要です。
4．情報を整理するスキル
「今、話がどこまで進んでいるのか」「次に何を話し合うべきなのか」「ここまでの結論は何か」など、会議を進行しつつも会議の内容を正しく理解し、整理しておく必要があります。適宜会議の進行状況を参加者に共有して、会議の共通認識を作るためにも必須のスキルです。
5．合意形成を促すスキル
会議では、必ずと言っていいほど発散した議論を収束させる必要があります。はじめから参加者全員の意見が一致していることはほどんどありません。だからこそ、それまでに出た意見を組み合わせて落としどころを作ったり、参加者にとって納得感のある伝え方をしたりして、合意形成を促すことが求められます。
即実践可能！ファシリテーションスキルを上げるための5つの行動
1．目的とゴールを明確にする
参加者が何のために会議に参加しているのか、今日のゴールは何なのかを明確に示すようにしましょう。目的とゴールが曖昧なまま会議が進んでしまうと、参加者が会議についていけなくなったり、議論の方向性が曖昧なまま意味のない会話が繰り広げられたりしてしまいます。
■目的とゴールの伝え方
- 会議の初めに伝える
例：本日は、皆さんと一緒に顧客満足度向上のための施策について話し合うことが目的です。一通り意見を出し合った後、来月のアクションプランを決定するところまでをゴールにしていきます。 - 会議の途中で伝える
例：念のため、本日のゴールは来月の施策を決定することです。具体的な行動まで決められるように進めていきましょう。
2．会議の流れを共有する
どういう流れで会議が進行していくのかを把握できていないと、集中力が切れたり、話についていけなくなったりする参加者が出てきてしまいます。会議の全体像や進行の流れを事前に共有してから会議を始めるようにしましょう。
- 伝え方の例：
今日の会議の流れを共有します。今日は
・現状の課題の共有
・課題解決のためのアイディア出し
・実際に行う施策の決定
の順に話していきたいと思います。
3．質問の仕方にこだわる
活発な議論の中でよりよい結論を導き出すために、参加者に質問をして、彼らの意見・考えを引き出しましょう。その際、ただ質問をするのではなく、相手の性格や状況を見極めて質問を使い分けることで、質問の質が上がります。
- ■発言量が少なく、意見を主張するのが苦手な相手への質問
二択で答えられる質問や、選択肢や回答例を与えて質問をすることで、発言するハードルを下げることが重要です。AかBの二択で答えられる質問や、YESやNOで答えられる質問のことをクローズ質問と言います。
例：AとBの案だったら、どちらの方が良いとお考えですか？
- ■自分の意見を伝えるのが得意な相手への質問
相手の自由な回答を促して、多様な意見を引き出すことが重要です。「どう思うか」「何が良いと思うか」など、相手が自由に回答できる質問のことをオープン質問と言います。
例：来月実施する施策について、何かアイディアはありますか？
4．発言しやすい雰囲気を作る
発言者が偏ったり、誰も発言せずしーんとした会議にしないためには、ファシリテーターが積極的に発言しやすい雰囲気を作ることが重要です。以下の行動を参考にしてみてください。
- 誰かが発言している時は、目を見て頷きながら傾聴する
- 参加者の発言が終わった後は、肯定的なリアクションをとる
例：「いいですね」「確かにそういう視点もありますね」など - 否定語を使わないように心がける
- 笑顔を絶やさない
- 会議中だけでなく、日頃から信頼関係を築くよう心がける
5．都度、認識をすり合わせる
発散させた議論が散らからないように、要所要所で議論のまとめを伝えましょう。そうすることで、参加者の認識がずれることなく、全員で同じ方向を向いて会議を進行することができます。
いかがでしたでしょうか。ファシリテーションと言う単語を聞くと、難しく感じる方もいるかもしれません。しかし、コツをおさえれば誰でも身に着けられるだけでなく、社会人ならだれにとっても向上させる価値があるスキルです。是非身に着けてみてくださいね。
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