新型コロナウイルス感染症（COVID-19）拡大防止策により、国をあげてテレワーク（リモートワーク、在宅勤務）が推進されています。それに伴い、対面でのコミュニケーションよりも、オンライン会議やチャット中心のコミュニケーションが増えた方も多いのではないでしょうか。
しかし、チームリーダーや管理職の方にとって、オンラインでのコミュニケーションはあまり馴染みのないものですよね。だからこそ、オンラインでのコミュニケーションにおいて、多少のやりにくさを感じる方も多いのではないかと思います。
雑談など、日々の何気ないコミュニケーションをとる機会が減ることで、メンバーの一体感が失われてしまう…というリスクもあるかと思います。また、在宅勤務で顔が見えないことによって「今、部下が何をやっているのか分からず、管理が難しい」という声もよく耳にします。
では、在宅勤務者に対して円滑なマネジメントをするためには、コミュニケーションのどのような点に気を付ければいいのでしょうか。以下、オンラインでのコミュニケーションにおいて、大切なことを学んでいきましょう。
目次
対面・テレワークに関わらずコミュニケーションの基本は変わらない
テレワークにおけるコミュニケーションのとり方を考えるうえで、前提として持っておきたい考え方があります。それは「対面・テレワークに関わらずコミュニケーションの基本は変わらない」ということです。
確かに、テレワークになるとチームメンバーの顔が見えない分、「ちゃんと伝わっているかな」などと、不安を感じることもありますよね。また、テキストで仕事の指示やフィードバックをするときに、言い方や伝え方のミスで、メンバーに誤解を与えてしまうことも少なくありません。
このような状況に置かれると「テレワークなのだから、コミュニケーションが上手くとれないのは当然だ」と思う方もいらっしゃると思います。
しかし、テレワークと対面でのコミュニケーションでは、やるべきこと・大事にすべき考え方が大きく変わるのでしょうか。
たとえば「オンラインでのコミュニケーションでは、表情や声色などの微妙なニュアンスが伝わりにくいため、正しく意図が伝わらない」という話があります。たしかに、オンラインでは少し大げさに表情や声色を変化させないと、相手に伝わらないこともあるでしょう。
逆に言うとわたしたち人間は、言葉以上にその人の表情や声色から話の意図を察しているといえます。
たとえば、目を逸らしながら感謝の言葉を述べられたとき、「感じが良い」と思える人は少ないのではないでしょうか。
このように、円滑なコミュニケーションをとるうえで重要なことは、たとえそれが対面でもオンラインでも、実は大きくは変わらないのです。
ですから、コミュニケーションの本質をしっかり押さえていれば、たとえオンラインでのコミュニケーションだったとしても、問題なく対処できることがほとんどだと言えます。
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テレワークで押さえたいコミュニケーションの基本
では、オンライン会議やチャットで押さえたいコミュニケーションの基本とは、いったい何なのでしょうか。以下、管理職の方から頻繁にお聞きする悩みについて、個別に見ていきましょう。
【悩み①】顔が見えなくて、仕事の指示が出しづらい…
これは「普段から顔が見えていないので、zoom会議やチャット欄で仕事の指示を出す際に手間取ってしまう」というご相談です。
直接相手の「顔が見えない」という不安は、様々な方からお聞きします。だからといって、全員の顔がよく見えるように常時カメラをオンにすれば解決するかというと、そういうわけではありませんよね。
問題は「オンライン会議」というツールではなく「仕事の依頼方法」というコミュニケーションの仕方にあると言えます。
ここでのポイントは「仕事の背景や目的、その人が果たすべき役割、成果物に対する期待値、期日に対する温度感」を明確に伝えるということです。
対面であれオンラインであれ、単に「これをやってほしい」と、指示内容だけを伝えるのは得策ではありません。たとえ「コピーをとってほしい」という単純な指示ですらも、その目的や前後の文脈がセットで理解できなければ、指示を受ける側は「何をすべきなのか」を、鮮明にイメージすることができません。だからこそ、どうコピーをとればよいのかが分からず途方に暮れる…なんてことが起きてしまうのです。
このように、指示を出すときは、対面・オンライン関係なく、目的や背景まで伝えて、相手に仕事の意義を正しく理解してもらうことが重要です。
💻 オンラインコミュニケーションのコツは、こちらの記事もご覧ください！
【悩み②】部下がさぼっていないか心配である
在宅勤務をしている部下がさぼっていないか心配、という声は管理職の方からよく頂きます。しかし、仮に同じ職場で顔を見ながら仕事をしていたとしても、その部下の仕事ぶりを常に観察できるとは限らないですよね。
むしろ、部下から挙がってくる報告・相談に頼って、彼／彼女らの進捗状況を把握していたのではないでしょうか。
ですから、テレワークにおいて「さぼっている」ように感じるとしたら、その部下からこまめな進捗報告や相談が来ていないからだと言えそうですよね。
一方、部下からすれば「今上司が何をやっているのか分からないので、話しかけづらい」と、こまめに報告・相談するのを遠慮してしまう人も少なくありません。
つまり、上司にとって重要な業務の１つは「常に顔をみて部下の仕事ぶりを観察すること」ではなく、「部下にとって報告や相談がしやすい雰囲気を作ること」であると言えるでしょう。
話しやすい雰囲気をつくるコツは、普段から「自分を主語にした言葉を使うこと」です。
以前「【もう我慢しない】アサーションで円滑な人間関係を築くコツ｜言いづらいことはアサーティブに伝えよう！」でもお伝えしましたが、相手を主語にしてこちらの主張を述べると、ときとして命令形にとらえられることがあります。
特にテキスト上でのコミュニケーションは、声色や表情といったニュアンスを伝えることができない分、対面のときと比べて余計に冷たく感じることが少なくありません。
そこで、部下に対してテキストで指示を出したりフィードバックしたりするときは、意識的に「相手」ではなく「自分」を主語にすることをおすすめします。
例えば、資料を作った部下に対して「意図と違うから作り直して」のように、「（あなたが）作り直しなさい」と部下を主語にして伝えると、ピシャリと指摘された感じがしませんか？ 一方、「意図と違うものだったから、もう一度作り直してもらえると（私が）助かるんだよね」といったように、自分を主語にした表現を使うとどうでしょうか。 内容は同じでも、単なる否定ではなく依頼という形にきこえませんか？
管理職であれば、部下に何らかの行動を促す機会も多いかと思います。そのときに、自分を主語にして柔らかく伝えることで、部下は安心して仕事をすることができます。その結果、部下は報告・相談をしやすいと感じるようになるのです。
そしてこれは、対面やオンラインに関係なく言えることでもあります。部下に「進捗報告や相談が気軽にできる」と思ってもらうことで、「今頃さぼっているかも」という心配も払拭されていくのではないでしょうか。
🌻 部下育成については、こちらの記事でもご紹介しています
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【悩み③】部下同士の雑談が減ってチームビルディングができない
テレワークによって対面でのコミュニケーションが不足してしまい、「チームビルディングがうまくできない」「チームの一体感が失わされている」と危惧されている管理職やリーダーの方は、多くいらっしゃいます。
それを回避するために、意図的に雑談の場を設けている方も多いのではないでしょうか。
しかし、雑談の機会さえ設ければ、問題を解決することができるのでしょうか。雑談自体は確かに重要です。しかし、雑談はあくまでも手段の一つにすぎません。対面かどうかにかかわらず、人間関係を構築する基本となるコミュニケーションは、「感謝する」ことです。
みなさんも、自身の過去を振り返ってみてください。自分が行った仕事に対してきちんと感謝してもらえたときは、「やってよかった」とモチベーションが上がったのではないでしょうか。また、その人のために頑張ろうという気持ちが少し強くなった、と言う経験がある方多いのではないかと思います。
このように、感謝という行動には、人間関係を密にする効果があります。
実は、テレワークという環境では、「感謝の言葉をかけ合う」機会が特に減少してしまいがちです。
減る人が、増える人を上回るのは、次の3項目である。✔「感謝の言葉をかけたり、かけられたりする機会」（減る・やや減る46.7% ＞ 増える・やや増える16.7%：30.0ポイント差）参考：テレワーク緊急実態調査;2020年https://www.recruit-ms.co.jp/issue/inquiry_report/0000000846/
対面で仕事をしていた時には、ふとした瞬間に何気なく感謝の言葉を口にしていた方も多いと思います。しかし、テレワークで相手の存在が希薄になると、わざわざ言おうという発想がうすれがちになる方がいるのも事実です。
顔が見えない分、感謝の言葉がないと、余計に「やってもらって当然」という印象を与えてしまうこともあるのではないでしょうか。
だからこそ、まずはチームリーダーや管理職の立場にある人が意図的に感謝の言葉を述べてみましょう。
それだけで部下は安心するだけでなく、やる気も高まります。
また、部下は、みなさんが思っている以上に上司の態度をみています。だからこそ、上司が率先して感謝の言葉を述べる姿を見れば、自分もやろうという気持ちになるのです。
感謝をチャットなどのテキストで伝えるときは、文末に「！」や「顔文字」をつけると、感謝の気持ちがより伝わりやすくなります。それだけで文章に表情がグッとのって、感情が伝わりやすくなるのです。
たとえば単に「ありがとう。」と言うよりも、「ありがとう！」や「ありがとう＾＾」と言うだけで、柔らかさが出て、気持ちがこもっているように感じませんか？
このように、みなさんも文章に表情をのせながら感謝の言葉を述べることを意識してみてください。
部下や、チームのメンバーとの心のつながりを強めることができること間違いなしです。
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テレワークに惑わされず、コミュニケーションの基本に立ち返ろう
いかがでしょうか。
今回は、管理職・チームリーダー層の方むけに、テレワークにおけるコミュニケーションのポイントを解説しました。
テレワークは多くの社会人にとって、過去経験したことのない、新しい業務形態だと思います。そのため、オンラインでのチームマネジメントに戸惑うことも多いのではないでしょうか。
しかし、対面・テレワークに関わらず、コミュニケーションの基本は同じです。その上で、どのような基本に立ち返るべきなのか、今回は3つのポイントをお伝えしました。以下、状況ごとのポイントをおさらいしましょう。
１．「顔が見えなくて、仕事の指示が出しづらい」ときは、「仕事の背景や目的、その人が果たすべき役割、成果物に対する期待値、期日に対する温度感」を明確に伝えましょう。 ２．「部下がさぼっていないか心配である」ときは、部下をずっと観察しようとするのではなく、自分を主語にして柔らかい表現で伝えましょう。それによって相談したり話しかけたりしやすい雰囲気を作ることが重要です。 ３．「部下同士の雑談が減ってチームビルディングができない」と感じるときは、とりあえず雑談の場をふやそうとするのではなく、あなたから積極的に感謝の言葉を述べましょう。そうすることで、部下のやる気は高まっていきます。
以上が本記事のまとめです。これらは対面・オンラインに関係なく、押さえておきたいコミュニケーションの基本です。この基本を頭において、普段のコミュニケーションをとってみてくださいね。きっと、対面・オンラインに関係なく、チームの雰囲気がよくなっていくはずです。
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